GDPdU bedeutet ‘Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Sie beinhalten die Vorschriften zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflichtder 
Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen. Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. In ihr werden Regeln aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen festgelegt.
Auch für die Kassensysteme der Restaurants und Gaststätten in Deutschland gilt jetzt die verpflichtende Verordnung der GDPdU. Sämtliche Kassensysteme müssen GDPdU konform sein. Alle Z-Berichte (Z = Zugriff), die die Betriebsprüfer des Finanzamtes laut GDPdU zwischen folgenden drei Arten des Datenzugriffs wie
- unmittelbarer Lesezugriff (Z1),
- mittelbarer Zugriff über Auswertungen (Z2) und
- Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten (Z3)
wählen können, sind bei Anfrage dem Finanzamt vorzulegen. Auch die Preisänderungen müssen in der Kasse protokolliert sein.
Tipp
- Die GDPdU Auswertungen sind in der neuen ES Kassensoftware enthalten
- Mehr Info GDPdU Portal
Die GDPdU ist eine Verwaltungsvorschrift zur Prüfung von Daten, die für das Finanzamts entscheidend sind bei einer Prüfung. Eine GDPdU Zertifizierung ist nicht möglich, siehe Punkt 17 des Schreibens des Bundesfinanzministerium.
Gemäß § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO sind Unterlagen i. S. d. § 147 Abs. 1 AO seit dem 1. Januar 2002 in maschinell auswertbarer Form aufzubewahren. Die Registrierkassen (Kassentyp 1 und 2) sowie die mit ihnen erzeugten Unterlagen müssen seit dem 01.01.2002 neben den “Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoB S)” vom 7. November 1995 (BStBl I S. 738) auch den “Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)” vom 16. Juli 2001 (BStBl I S. 415) entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Alle steuerlich relevanten Einzeldaten müssen vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden. Eine Verdichtung ist unzulässig. Eine Vorhaltung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in ausgedruckter Form (z.B. Bon) ist unzureichend.
Nach § 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV sind konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Kassen zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren. Die Grundlagenaufzeichnungen sind je Registrierkasse getrennt zu führen und müssen aufbewahrt werden.
Folgende Daten müssen je Kassensystem nach den Vorschriften der §§ 146, 147 AO aufgezeichnet und aufbewahrt werden:
b) tatsächlich geführte Kellner- bzw. Bedienerberichte (täglich, für jeden Bediener der Registrierkasse) und Stundenberichte
c) Einzelbons für Korrekturbuchungen abgeschlossener Bons (z. B. für Managerstornos und Nach-Stornobuchungen, Warenrücknahmen, Retouren),
