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Tag gdpdu kassensysteme

VonAndrea Jonas

Kassensysteme und GDPdU

GDPdU„Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“(GDPdU).

GDPdU bedeutet ‘Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Sie beinhalten die Vorschriften zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen und zur Mitwirkungspflichtder gdpdu-kassensoftware-200x200Steuerpflichtigen bei Betriebsprüfungen. Es handelt sich dabei um eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums. In ihr werden Regeln aus der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz zur digitalen Aufbewahrung von Buchhaltungen, Buchungsbelegen und Rechnungen festgelegt.

Auch für die Kassensysteme der Restaurants und Gaststätten in Deutschland gilt jetzt die verpflichtende Verordnung der GDPdU. Sämtliche Kassensysteme müssen GDPdU konform sein. Alle Z-Berichte (Z = Zugriff), die die Betriebsprüfer des Finanzamtes laut GDPdU zwischen folgenden drei Arten des Datenzugriffs wie

  • unmittelbarer Lesezugriff (Z1),
  • mittelbarer Zugriff über Auswertungen (Z2) und
  • Datenträgerüberlassung in verschiedenen Formaten (Z3)

wählen können, sind bei Anfrage dem Finanzamt vorzulegen. Auch die Preisänderungen müssen in der Kasse protokolliert sein.

Tipp

  • Die GDPdU Auswertungen sind in der neuen ES Kassensoftware enthalten
  • Mehr Info GDPdU Portal

Die GDPdU ist eine Verwaltungsvorschrift zur Prüfung von Daten, die für das Finanzamts entscheidend sind bei einer Prüfung. Eine GDPdU Zertifizierung ist nicht möglich, siehe Punkt 17 des Schreibens des Bundesfinanzministerium.

Nachfolgende Erlasse sind zu beachten für Kassensysteme:

•  „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchungssysteme GoBS“ vom 7.07.1995, die den Zugriff auf digitale steuerrelevante Daten und die Prüfbarkeit von digital gespeicherten steuerrelevanter Daten thematisiert
• wurden erweitert um das Schreiben des BMF vom 26.11.2010 – „Zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften“, in denen die Speicherung von digitalen Daten insbesondere bei Bargeschäften und Einsatz von Kassensystemen geregelt wird.
• enthalten die Verwaltungsanweisungen zum Thema elektronische Betriebsprüfung aus dem Jahre 2001

Kassensysteme werden unterteilt in PC-Kassen/PC-gestützte Kassensysteme (Kassentyp 1) und elektronische Registrierkassen (Kassentyp 2). PC-Kassen/PC-gestützte Kassensysteme verfügen über ein Speichermedium sowie ein Betriebssystem.  Registrierkassen basieren auf einem herstellerspezifischen Betriebssystem und enthalten  nur ein flüchtiges Speichermedium.

Gemäß  § 147 Abs. 2 Nr. 2 AO sind Unterlagen i. S. d. § 147 Abs. 1 AO seit dem 1. Januar 2002 in maschinell auswertbarer Form aufzubewahren. Die Registrierkassen (Kassentyp 1 und 2) sowie die mit ihnen erzeugten Unterlagen müssen seit dem 01.01.2002 neben den “Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoB S)” vom 7. November 1995 (BStBl I S. 738) auch den “Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)” vom 16. Juli 2001 (BStBl I S. 415) entsprechen (§ 147 Abs. 6 AO). Die Feststellungslast liegt beim Steuerpflichtigen. Alle steuerlich relevanten Einzeldaten müssen vollständig und unveränderbar aufbewahrt werden. Eine Verdichtung ist unzulässig. Eine Vorhaltung der aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in ausgedruckter Form (z.B. Bon) ist unzureichend.

Nach § 145 Abs. 1 AO, § 63 Abs. 1 UStDV sind konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Kassen zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren. Die Grundlagenaufzeichnungen sind je Registrierkasse getrennt zu führen und müssen aufbewahrt werden.

Folgende Daten müssen je Kassensystem nach den Vorschriften der §§ 146, 147 AO aufgezeichnet und aufbewahrt werden:

a) die Tagesendsummenbons mit den Mindestbestandteilen:

  • fortlaufender Nullstellungszähler (Z-Zähler)
  • nach Steuersätzen unterteilte Umsätze
  • Trainingsumsätze
  • Name des Unternehmers bzw. des Unternehmens
  • Datum des Abrufs
  • Zahlungsart (z. B. bar, EC-Cash, ELV – Elektronisches Lastschriftverfahren, Kreditkarte)
  • Entgeltminderungen
  • Sämtliche Barentnahmen, Bareinlagen, Kassentransit
  • offen ausgewiesene Summe der Korrekturbuchungen (z. B. Managerstornos und Nach-Stornobuchungen, Warenrücknahmen, Retouren)

b) tatsächlich geführte Kellner- bzw. Bedienerberichte (täglich, für jeden Bediener der Registrierkasse) und Stundenberichte
c) Einzelbons für Korrekturbuchungen abgeschlossener Bons (z. B. für Managerstornos und Nach-Stornobuchungen, Warenrücknahmen, Retouren),

  1. die Kassendaten sowie die notwendigen Strukturinformationen müssen in maschinell verwertbarer Form bereitgestellt werden.
  2. die zur  zur Kasse gehörenden Unterlagen müssen aufbewahrt werden, insbesondere die Bedienungsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. Artikelpreisänderungen, Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- oder Trainingsspeicher usw.), wobei deren Vollständigkeit durch fortlaufende Nummerierung und das Datum des Abrufs belegt sein muss, ebenso alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung. Information der ES Kassensysteme