Faq / Haben Sie ein Handbuch für die Filialsoftware mit Warenwirtschaft?

Kassensysteme
  1. Maxstore© Warenwirtschaft Handel, Ticket und Gastronomie beinhaltet folgende Funktionen:
  2. Zur optimalen Nutzung der Maxstore© Warenwirtschaft sind vorbereitende Arbeiten notwendig:
  3. Vorbereitende Arbeiten in Maxstore© Warenwirtschaft – Stammdaten -Adressen – Lieferant
  4. Stammdaten – Adressen – Lieferant – Konditionen Rabatt
  5. Stammdaten – Lieferant – Ansprechpartner
  6. Stammdaten – Lieferant – Lieferadresse
  7. Stammdaten – Lieferant – Banken Konten
  8. Waren – Verkaufsartikel  und Rezepturen
  9. Waren – Verkaufsartikel – Filialdaten
  10. Waren – Verkaufsartikel – Bestände
  11. Waren – Verkaufsartikel  – Lieferant
  12. Waren – Verkaufsartikel – Aktionen/Rabatte – Zeitraum
  13. Waren – Verkaufsartikel – Aktionen/Rabatte – Staffel Rabatt
  14. Waren – Verkaufsartikel – POS
  15. Waren – Artikelkurzerfassung
  16. Stammdaten – Preissteuerung – Aktionen
  17. Preissteuerung – Rabatte Pakete
  18. Preissteuerung – Liste Staffeln
  19. Preissteuerung – Preisgruppen
  20. Rezepturen
  21. Der Bestellstatus – Nachverfolgung einer Bestellung
  22. Der Bestellvorschlag –  automatische und manuelle Erstellung
  23. 9. Die Bestellung –  externe Lieferantenbestellungen oder Zentralbestellungen
  24. 10. Die Bestellung –  Positionen der Bestellung
  25. 11. Die Bestellung –  Auslösen der Bestellung / Mindestbestellwert / Frachtfreigrenze
  26. 13. Die Bestellung –  Ablauf einer Filialbestellung
  27. 13.1 Filialbestellung
  28. 13.2. Einbuchen der Filialbestellung
  29. 14. Der Wareneingang –  Allgemeines
  30. 14.1. Das Einbuchen des Wareneingangs über das Menü  „Lieferschein“
  31. 14.2. Das Einbuchen einer Einkaufsrechnung über das Menü  „Rechnung“
  32. 14.3. Das Einbuchen einer Teillieferung
  33. 14.3.1 Das Einbuchen einer Teillieferung
  34. 15.  Wareneingang – Gutschrift / Storno von Lieferungen und Rechnungen
  35. 16. Interne Warenbewegung – Die Bestandskorrektur
  36. 17. Interne Warenbewegung – Die Bestände
  37. 18. Interne Warenbewegung –  Umlagerung
  38. 19. Interne Warenbewegung – Die Inventur

Maxstore© Warenwirtschaft Handel, Ticket und Gastronomie beinhaltet folgende Funktionen:

  • Bestellvorschlag
  • Bestellen
  • Wareneingang
  • EK- Rechnungseingang
  • Bestandskorrektur
  • Umlagerung
  • Inventur
Zur optimalen Nutzung der Maxstore© Warenwirtschaft sind vorbereitende Arbeiten notwendig:
  • Lieferantenadressen mit Einkaufskonditionen anlegen
  • Warengruppen und Artikel anlegen
  • Jeje Artikel ein Lieferant anlegen mit Konditionen
  • Bestand Führen im Artikelstamm aktivieren
  • Incoterms – Frachtbedingungen

Inhaltsverzeichnis Maxstore© Warenwirtschaft Handel und Gastronomie:

  • Navigation, Stammdatenverteilung und Prozesseinstellung  in maxstore©
  • Vorbereitende Arbeiten – Lieferadressen
  • Vorbereitende Arbeiten – Artikelstamm und Rezepturen
  • Vorbereitende Arbeiten – Bestände im Artikelstamm
  • Vorbereitende Arbeiten – Lieferantendaten im Artikelstamm
  • Vorbereitende Arbeiten – Rabatte
  • Vorbereitende Arbeiten – Incoterms / Frachtbedingungen
  • Der Bestellstatus – Nachverfolgung einer Bestellung
  • Der Bestellvorschlag – automatische und manuelle Erstellung
  • Die Bestellung – externe Lieferantenbestellung oder Zentralbestellung
  • Die Bestellung – Positionen der Bestellung
  • Die Bestellung – Auslösen der Bestellung / Mindestbestellwert / Frachtfreigrenze
  • Die Bestellung – Offene Bestellungen
  • Die Bestellung – Ablauf einer Filialbestellung
  • Der Wareneingang – Allgemein
  • Der Wareneingang – Lieferschein einbuchen
  • Der Wareneingang – Rechnung einbuchen
  • Der Wareneingang – Teillieferungen einbuchen
  • Der Wareneingang – Gutschrift und Stornorechnungen
  • Interne Warenbewegung – Bestandskorrektur
  • Interne Warenbewegung – Bestände
  • Interne Warenbewegung – Umlagerung
  • Interne Warenbewegung – Inventur

Sie können in Maxstore© Warenwirtschaft und Filialmanagement einstellen wie die Stammdaten vererbt werden sollen und wie die Prozesse ablaufen. Folgende Varianten stehen für Stammdaten und Prozesse zur Verfügung: (Rücksprache für Einstellung mit POS Software

Die Daten (Adressen, Artikel, Warengruppen, Konten, User etc) werden global gepflegt und von oben nach unten auf alle Filialen vererbt Beispiel: Sie legen Artikel an und die Artikel stehen sofort allen Filialen zur Verfügung. Die Filiale erhält die  zentralen Daten, die Filiale pflegt  für Artikel eigene  Preise, eigene Bestände und hat ggfs. weitere Lieferanten für einen Artikel. Wenn die Filiale keine eigenen Einstellungen vornimmt, gelten die Eigenschaften der Zentrale. Hat die Filiale eigene Einstellungen z.B. im Artikelstamm gelten die Filialeinstellungen und werden bei Änderungen der Zentrale nicht überschrieben.  Im Artikelstamm haben Sie z.B. den Reiter „Allgemein“, in diesem sind die allgemeinen Beschreibungen eines Artikels. Der Datensatz wird einmal in Global angezeigt, ist jedoch in allen Filialen.  Bei Filialdaten finden Sie die Preise und Konten. Es gelten die Preise der Zentrale solange bis die Filiale eigene Preise dort anlegt. Bei den Beständen wird der Datensatz in Global mehrfach angezeigt und zwar dann, wenn die Filiale eigene Bestände führt, normalerweise wird je Filiale ein Datensatz angezeigt. Bei Lieferanten  wird der Datensatz nur dann mehrfach angezeigt, wenn die Filialen andere Eigenschaften bei Lieferanten pflegen
Die Daten werden global gepflegt und nur auf bestimmte Filialen vererbt Beispiel: Sie legen Artikel an und die werden nur an Filiale A und C verteilt, nicht aber auf Ebene B. Markieren Sie die Filialen im Filialbaum und speichern Sie die Daten oder definieren Sie in den Grundeinstellungen welche Filialen mit den Artikel versorgt werden sollen. Die Einstellung “automatische Vererbung” in alle Filialebenen sollte deaktiviert sein.
Die Daten werden global gepflegt und werden auf alle Fililalen verteilt. Jede Filiale kann in einem definierten Nummernkreis eigene Daten pflegen. Beispiel: Sie legen Artikel in der Filiale an, diese werden auf alle Filialen automatisch verteilt. Sie haben definierte Nummernkreise in jeder Filiale. Die Daten werden von unteren Ebenen auf die höheren Ebenen  übertragen  (z.B. eine Filiale legt eine Kundenadresse an und alle darüber liegenden Ebenen haben diese zur Verfügung.) Aufgrund der Rechte einer Filiale wird eingestellt, ob die Filiale Änderungen der Stammdaten vornehmen darf oder nicht.
Die Daten werden dezentral / nur auf Filialebene gepflegt Die Daten sind dezentral, es gibt keine Globale Artikelversorgung. Jede Filiale hat eigene Artikel und Nummernkreise. Die “Globale Datenpflege und Vererbung” ist  deaktiviert.
Zentral ausgelöste Prozesse Beispiel: Die Zentrale bestellt für alle Filialen grundsätzlich beim Lieferanten aufgrund der Abverkaufsdaten und verteilt die Ware an die Filialen und lässt die Ware direkt bei der Zentrale oder den Filialen anliefern. Bei Wareneingang bucht die Zentrale die Bestände direkt ein, die Filialen bestätigen lediglich den Wareneingang bzw. die Teillieferung. Sämtliche Einkaufsrechnungen werden in der Zentrale gebucht
Zentral und dezentral auszulösende Prozesse Beispiel: Die Filialen erstellen eigene Bestellvorschläge und senden Ihre Bestellungen für bestimmte Lieferanten an die Zentrale.  Einen Teil der Ware darf die Filiale direkt beim Lieferanten bestellen. Diejenigen Artikel, die nur bei der Zentrale bestellt werden können, haben die Zentrale als einzigen Lieferanten, die anderen Artikel haben externe Lieferanten im Artikelstamm.
Dezentral ausgelöste Prozesse Beispiel:  Filiale hat den Artikelstamm von der Zentrale und eigene Artikel, die Bestellungen löst die Filiale bei einem beliebigen Lieferanten aus. Meist stellt dieses Konzept auch eigene Unternehmen in einem Verbund dar (Franchiser, Genossenschaften) Aufgrund der Rechtevergabe kann der User alle Prozesse auslösen auf allen Ebenen oder nur bestimmte Prozesse. Beispiel: Ein User in der Zentrale kann grundsätzlich in allen Filialen die Bestellungen auslösen oder sieht die Bestellungen der Filialen in seiner eigenen Bestellliste und kann dort direkt diese bearbeiten. Oder der zentrale User hat die Filialbestellungen nur in der Liste der Filialbestellungen zu Bearbeitung. In der Regel trennt man auf zentraler Ebene die eigenen Prozesse von den Filialprozessen.
Checkliste Filialsoftware/WAWI
Bevor das Filialsystem und die Warenwirtschaft Inbetrieb genommen werden kann, müssen folgende Punkte erfüllt sein:
  • Einrichtung Maxstore auf Server mit Filialstruktur
  • Einrichtung der Email Adressen
  • Konfiguration M-Connect, Adressen vom Server eintragen, Email Adresse Kasse
  • Allgemein – Mandant Firma eintragen (auf Global)
  • Filialen – Adressen der Filialen eintragen (auf Global)
  • Filialen – User mit Berechtigungen eintragen  (auf Global)
  • Finanzen – MWST Konten anlegen (auf Global)
  • Finanzen – Konten anlegen (auf Global) mindestens: Kassenkonto, EC Karten Konto, Geldtransit ,Steuerkonto 7%, Steuerkonto 19%, Erlöse 19%, Erlöse 7%, sonstige Einlagen, sonstige Ausgaben
  • Finanzen – Buchungsregeln anlegen (auf Filialebene) mindestens sonstige Ausgaben, sonstige Einlagen
  • Waren – Sind die Warengruppen und Artikel angelegt bzw. Importiert
  • Waren- Artikelgruppen / Warengruppen anlegen (auf Global) – danach auf Button klicken “Warengruppen an Kasse senden”
  • Anzeigengruppen für Kassen anlegen ( wenn alle gleich – Global, wenn nicht auf Filialebene)
  • Preisgruppen – wenn Sie damit arbeiten – vorher anlegen auf Global
  • Jetzt können Sie Artikel pflegen oder importieren
  • M-Connect prüfen und Daten an Kasse senden
  • Grundsätzlich gilt: Bestände sind immer Standortbezogen, führen Sie die Prozesse der Warenwirtschaft in der Filiale aus. (Achten Sie darauf wo Sie sich im Baum befinden). Artikel benötigen einen Lieferanten und die Einstellung “Bestand führen” um in der Warenwirtschaft bewirtschaftet werden zu können.
Checkliste Kasse
Auf der Kasse ist zu prüfen:
  • Sind die Kasseneinstellungen enthalten?
  • Ist das richtige Kassenlayout eingestellt – ansonsten unter Kassenlayout ändern?
  • Sind die Umsatzsteuerkonten und das Kassenkonto angelegt?
  • Sind die Buchungsregeln vorhanden?
  • Steht die Kasse auf Euro und sind die Kartenzahlungsmöglichkeiten eingetragen?
  • Sind die User vorhanden und die Rechte eingestellt?
  • Sind Anzeigegruppen, Warengruppen und Artikel, EAN vorhanden und zugewiesen?
  • Sind die Bonformulare und A4 Formulare angepasst (Logo, Anschrift, Steuernummer)
  • Sind die gewünschten Funktionen auf dem Kassenlayout vorhanden?
  • Sind alle Komponenten funktionsbereit: Kassenschublade, Display, Bondrucker, Scanner
  • Funktionieren Ausgaben und Einlage Buchungen für das Kassenbuch (siehe Button Kassenbuch)
  • Sind die Uhrzeiten eingestellt für Statistik nach Uhrzeit angelegt
  • Ist die Zählmaske eingestellt oder ausgestellt?
  • Tätigen Sie danach einige Buchungen – verkaufen Sie Artikel und erzeugen Sie Rabatt und Stornobons
  • Buchen Sie eine Einlage und eine Auslage mit dem Kassenbuch
  • Machen Sie einen X und dann einen Z-Bericht mit Geldtransfer zur Bank
  • Schließen Sie den Z-Bericht ab mit dem Druck
Erst wenn der Z-Bericht auf dem Server angekommen ist, funktioniert das System vollständig. Prüfen Sie auf dem Server den Tagesabschluss und die Bestände der Artikel, die Sie kassiert haben.
Vorbereitende Arbeiten in Maxstore© Warenwirtschaft – Stammdaten -Adressen – LieferantStammdaten Lieferanten

Hinterlegen Sie beim Lieferanten alle Adressdaten und Konditionen, welche Sie für das Bestellwesen benötigen. Wenn  die Zentrale bei den Filialen oder die Filialen bei den Filialen bestellen sollen, so legen Sie die Filialen als Lieferanten an und fügen Sie die Filiale als weiteren Lieferanten den Artikeln hinzu. Sollen die Filialen nur bei der Zentrale bestellen können, dann erhalten die Filialartikel als Lieferant nur die Zentrale. Legen Sie die Zentrale im Lieferantenstamm an und tragen Sie ein Häkchen in die Checkbox „Zentrale“ und „Warenlieferant“ ein.  Für die System-Einrichtung wenden Sie sich bitte an POS Software. Zu den allgemeinen Lieferantendaten wie Adresse, Steuernummer, Lieferantennummer, sollten für die Warenwirtschaft die Lieferantenkonditionen gepflegt sein. Hinterlegen Sie beim Lieferanten alle Adressdaten und Konditionen. Hinweis für Kunden mit Warenwirtschaft*: Wenn  die Zentrale bei den Filialen oder die Filialen bei den Filialen bestellen sollen, so legen Sie die Filialen als Lieferanten an und fügen Sie die Filiale als weiteren Lieferanten den Artikeln hinzu. Sollen die Filialen nur bei der Zentrale bestellen können, dann erhalten die Filialartikel als Lieferant nur die Zentrale.Legen Sie die Zentrale im Lieferantenstamm an und tragen Sie ein Häkchen in die Checkbox „Zentrale“ und „Warenlieferant“ ein. Anlagefelder sind:

  • Checkbox: Aktiv –  ja / nein
  • Checkbox: Warenlieferant – Lieferant in  der Warenwirtschaft zur Verfügung steht
  • Checkbox:  Zentrale – Adresse fungiert als Zentrale in der Warenwirtschaft (eigene Zentrale)  Nummer*
  • Gruppe*,  Hauptgruppe
  • Lieferantennummer – Ihre Kundennummer beim Lieferanten
  • Anrede* , Name 1* , Name 2*
  • Strasse, Postfach, PLZ, Ort, Land*
  • Suchbezeichung
  • Telefon,  Mobil, Fax
  • Ust-Key – Schlüssel für die Umsatzsteuer unter der Berücksichtigung der UST-ID
  • Ust-ID – Umatzsteueridentifikationsnummer des Lieferanten
  • St. Nr. –  Umsatzsteuernummer des Lieferanten
  • Web, E-Mail , Info
  • Währung – Hauptwährung* des Lieferanten (Modul Kurse erforderlich)
  • Sprache – Korrespondenzsprache* mit Lieferant (Modul Language erforderlich)
Stammdaten – Adressen – Lieferant – Konditionen Rabatt

Stammdaten Lieferant KonditionenZu den allgemeinen Lieferantendaten wie Adresse, Steuernummer, Lieferantennummer, sollten für die Warenwirtschaft die Lieferantenkonditionen gepflegt sein. Die Lieferanten-konditionen werden bei der Bestellung und im Wareneingang  auf den Gesamtbestellwert berücksichtigt. Anlagefelder:

  • Mindestbestellwert – Wert den Sie mindestens beim Lieferant je Bestellung erreichen müssen, damit Sie keine Mindermengenzuschläge erhalten. Der Mindestbestellwert kann wahlweise übersteuert werden.
  • Frachtfreigrenze – Wert einer Bestellung, aber welche der Lieferant kostenfrei liefert.   Frachtfreigrenze kann wahlweise übersteuert werden.
  • Dispo – Kreditrahmen beim Lieferant (Anzeigefeld)
  • Rabattstaffel 1 / 2 / 3 –  ab einem bestimmten Bestellwert erhalten Sie einen Rabatt beim Lieferanten.
  • Incoterms  – Versandart des Lieferanten (z.B. ab Werk)
  • Versandart
  • Zahlungskondition des Lieferanten
  • Skonto des Lieferanten je Bestellung
  • Zahlungsart des Lieferanten (z.B. Vorkasse, Rechnung)
Stammdaten – Lieferant – Ansprechpartner
lieferant ansprechpartner warenwirtschaft

In der oberen Maske können Sie einen Ansprechpartner für eine Adresse hinzufügen.  Wenn Sie z.B. eine Adresse einer Filiale hinzugefügt haben, können Sie hier den Ansprechpartner eintragen, dieser muss nicht zwangsläufig der Filialleiter/Geschäftsführer sein. Dies können Sie an dem Haken der rechts neben der Anrede steht auswählen. Anlagefelder:

  • Name 1* – Name des Ansprechpartner oder Firma
  • Name 2*
  • Telefon
  • E-Mail
  • Info
  • Abteilung
  • Vorname
  • Mobil
  • WEB
  • Gruppe*  –
Stammdaten – Lieferant – Lieferadresse
lieferant  warenwirtschaft lieferadresse

In dem ersten Fenster „Adressen“ haben Sie schon eine Anschrift eingetragen. Sie können in der Maske „Lieferadresse“ eine weitere Lieferadresse eintragen. Tragen Sie bitte in dem oberen Fenster nur eine Lieferadresse ein, wenn sich diese mit der vorher eingetragenen unterscheidet. So kann man z.B. in der ersten Maske die Postadresse eintragen und jetzt die Lieferadresse wenn sie sich unterscheiden. Anlagefelder:

  • Name 1*
  • Name 2
  • Strasse
  • PLZ*
  • Ort*
  • Land*
  • Telefon
  • Fax
  • E-Mail
  • Infofeld
Stammdaten – Lieferant – Banken KontenLieferant Banken Warenwirtschaft

In der oben zusehenden Maske können Sie Bank- und Kontodaten einer Adresse hinzufügen. In der oben zusehenden Maske können Sie Bank- und Kontodaten einer Adresse hinzufügen. Endem Info-Fenster können Sie einen individuellen Text hinterlegen.  Wenn Sie auf Button  neben dem Feld BLZ klicken, erhalten Sie den hinterlegten Bankleitzahlenstamm. Anlagefelder:

  • BLZ – Bankleitzahl
  • Institut
  • Kontonummer
  • IBAN – International Bank Account Number (Internationale Bankkontonummer) ist eine internationale, standardisierte Notation für die Bankkontonummer
  • BIC –  Bank Identifier Code wird umgangssprachlich auch BIC-Code oder SWIFT-Code genannt, korrekt wären aber SWIFT Adresse oder BIC.
Waren – Verkaufsartikel  und RezepturenWarenwirtschaft Handel und Gastronomie - Artikelstamm

Im Artikelstamm können Sie zentral oder dezentral Ihre Artikel pflegen. In dieser Maske werden die Stammdaten des Artikels angelegt. Hier ist zu beachten auf welcher Ebene die Artikel angelegt werden. Befinden Sie sich auf der Filialebene, dann stehen die Artikel auch nur dieser Filiale zur Verfügung. Befinden Sie sich auf globaler Ebene, dann stehen die Artikel allen darunter liegenden Ebenen zur Verfügung. Legen Sie auf der globalen Ebene Artikel an, erhalten Sie eine Abfrage, ob die Artikel auf die unteren Ebenen vererbt werden sollen. Wenn Sie dies bestätigen, werden die Eigenschaften des Artikels auf alle Filialen übertragen. Legen Sie filialspezifische Eigenschaften auf Filialebene an, werden diese nicht durch Änderungen auf der Globalen Ebene überschrieben. Sind keine Einträge auf der Filialebene zu sehen, gelten die Einträge der globalen / zentralen Ebene. Wichtig ist, dass alle gelben Pflichtfelder auszufüllen sind! Eine Anmerkung zum Auswahlfeld „Typ“, hier können Sie auswählen um welchen Artikel es sich handelt. Der Standardfall für einen Verkaufsartikel ist der Typ „Normal“.  Die untere Liste zeigt Ihnen den Artikelstamm an, der auf der gewählten Ebene verfügbar ist.  Sie hinterlegen im Artikelstamm u.a. die Verkaufseinheit und die Einheitsbezeichnung. In unserem Bespiel verkaufen Sie Schnaps im Glas zu 0,2 cl. Bestandsführend ist Liter, die VK Einheit ist 0,02  Liter (Einheitsbez.)Importvorlage Artikel http://www.pos-software.de/support/Artikel_Maxstore1.xls Anlagefelder:

  • Aktiv –  ja / nein (wenn nein, dann können Sie den Artikel der inaktiven Artikel sehen)
  • Rabattfähig – ja/nein (wenn nein sind Rabattaktionen nicht möglich)
  • TOP 100 – wichtigste Artikel für Bestellung und Auswertung
  • Onlineshop – Artikel wird an Onlineshop gesendet mit Kategorie 1-5
  • Name 1 – Artikelbezeichnung
  • Name 2 – Artikelbezeichnung
  • Gruppe – Warengruppe mit Auswahlfeld
  • Typ – Artikeltypen steuern Eigenschaften in den Artikel.
    • Im Standard wird ausgeliefert: Normalartikel und Einkaufsartikel
    • Gewichtartikel* Modul Server und Kasse für Wiegeartikel
    • Pfandartikel* Modul Server und Kasse zur Hinterlegung von Pfandartikel
    • Fotoartikel
    • Presseartikel
  • VK Einheit – Einheit mit welcher ein Artikel verkauft wird, z.B. 1
  • Einheitsbezeichnung  – Bezeichnung der Verkaufs-Einheit, z.B. Stck
  • Pfand – Legen Sie eine Warengruppe Pfand an und fügen Sie die Pfandartikel dort ein.
    • Dann können Sie die  Pfandartikel hier wählen
  • Artikelinfo
  • Bild zum Artikel – Bild sollte die Artikelnummer als Name haben
  • Lagerkategorie
  • Zusatzinfo
  • Merkmal
  • Bundeslebensmittelschlüssel
  • EAN – beliebig viele EAN zum Artikel
Waren – Verkaufsartikel – FilialdatenArtikel_filialdaten

In dieser Maske werden die Verkaufspreise für einen Artikel angelegt. Wenn der Artikelpreis nur für eine Filiale/Kasse gelten soll, muss der Preis auf Kassen- bzw. Filialebene angelegt werden. Bei Anlage auf der höheren (z.B. globalen) Ebene werden die Preise für alle untergeordneten Filialen übernommen. Sie haben mehrere Preisebenen zur Verfügung. Wenn Sie z.B. einen Verkaufspreis Brutto eintragen, wird der Netto Preis automatisch berechnet.  Kunden oder Aktionen werden  über das Modul Preissteuerung* eine bestimmter Preisebene zugeordnet. Pflegen Sie die Preise mit Punkt – 9.10 Euro Anlagefelder:

  • Aktueller Preis brutto /  netto
  • Preis 2 brutto / netto
  • Preis 3 brutto / netto
  • Preis 4 brutto / netto
  • Preis 5 brutto / netto
  • EK % / VK% – Berechnung der VK und EK Marge in % (EK Preis ist gepflegt)
  • Mindest VK brutto / netto – Preis der nicht unterschritten werden darf von Rabatten
  • Grundpreis – Basispreis Lebensmittel – Preis z.B. je 1 kg
  • Umrechnung Faktor
  • MWST 1 – Mehrwertssteuersatz  1 für den Verkauf
  • MWST 2 –  alternativer Mehrwertssteuersatz  für den Verkauf (z.B. bei Außer Haus Verkauf*)
  • Preisgruppe 1 und 2 – Artikel mit gleichen Preisen, bei Änderungen werden alle Preise einer Gruppe geändert.
  • Alter Preis – letzter Preis vor Änderung
  • VK Konto – Erlöskonto für Verkauf
  • EK Konto –  Einkaufskonto für den Einkauf
  • Kostenstelle
  • Kostenträger
  • Etikett 1 und 2 – Auswahlfeld für Etikettenformular
  • Etiketten Name – alternative Artikelbezeichnung für den Etikettendruck*
  • Grundpreis Text
  • Beschreibung – detaillierte Artikelbeschreibung
Waren – Verkaufsartikel – Beständewarenwirtschaft stammdaten

In der oberen Maske sehen Sie die Bestände jedes Standortes, wenn Sie sich auf der globalen Ebene befinden. Um Bestellungen, Bestellvorschläge, Inventuren und Bestandsauswertungen nutzen zu können, ist es notwendig für den jeweiligen Artikel einen Bestandsdatensatz anzulegen, auch wenn der Istbestand noch nicht erfasst oder noch nicht vorhanden ist.  Das standardmäßig gesetzte Häkchen bei „Bestand führen“ dient dazu, die Bestandspflege für den Artikel führen zu können. Bei einem Bestellvorschlag wird standardmäßig die Bestellmenge anhand des Soll-  / Ist-Bestandes ermittelt. Sind keine Einträge vorhanden, erhalten Sie keinen automatischen Bestellvorschlag.  In der unteren Liste können Sie jederzeit  sowohl die aktuellen Bestände in den Standorten sehen, als auch den Mindestbestand, den Sollbestand und die bestellte Menge. Anlagefelder:

  • Soll Bestand  –  Menge / Bestand der  im Verkauf zur Verfügung stehen sollte
  • Ist Bestand – tatsächliche Menge/ Bestand
  • Mindestbestand – Menge sollte nicht unterschritten werden, Bestand der mindestens auf Lager sein sollte
  • Meldebestand – ab eingetragener Menge Meldung an WAWI für Nachbestellung
  • Voll Bestand Regal –  maximale Menge für die Regalbefüllung eines Regalstandortes /Modul Lager- und Regalwirtschaft*
  • Akt. Bestand Regal –  aktueller Bestand im Regalstandort / Modul
  • Min. Auffüllmenge Regal – Mindestmenge für die Regalbefüllung* / Modul
  • Regal Standort – Standort des Regals* / Modul
  • Voll Bestand Lager – maximale Auffüllmenge eines Lagerplatzes* / Modul
  • Akt. Bestand Lager – aktueller Bestand am Lagerstandort* / Modul
  • Min. Auffüllmenge Lager – Mindestmenge für die Lagerbefüllung* / Modul
  • Lagerstandort – Angabe des Lagerstandortes
  • Out of Stock Tage – Anzahl Tage, die der Artikel nicht auf Lager sein kann
  • Never Out of Stock – bei Anzahl wird der Artikel immer sofort nachbestellt
  • Kummulierter Bestand  – Anzeigefeld
Waren – Verkaufsartikel  – Lieferantartikel lieferant, warenwirtschaft handel

Die oben gezeigte Maske liefert Ihnen Angaben über die Lieferanten eines Artikels in der Filiale. Der Haken „Bestellbar“ entscheidet, ob dieser Artikel bestellt werden kann oder nicht.  Der automatische Bestellvorschlag funktioniert bei dem Lieferanten, der ein Häkchen bei „Bevorzugt“ gesetzt hat, ansonsten erhalten Sie keinen automatischen Bestellvorschlag.  Tragen Sie die Lieferanten- Artikelnr. die Lieferzeit, den EK Preis netto, die EK Einheit (Einkaufs-einheit), die Einheitsbez. , Inhalt (individuelles Textfeld), VPE,  Mindest ME und den Faktor ein. Das Feld „VPE“ gibt die Verpackungseinheit an und „Mindest ME“ die Mindestbestellmenge eines Artikels beim Lieferanten. Anlagefelder:

  • Lieferant – Auswahlliste für den Artikellieferanten
  • Info – Zusatztext
  • Lief. Artikelnummer – die Artikelnummer des Lieferanten
  • Lieferzeit T – Anzahl Tage für die Lieferung
  • EK Preis n – Einkaufspreis netto beim Lieferanten
  • EL Preis b – Einkaufspreis brutto beim Lieferanten
  • EK Einheit – Einkaufseinheit in der Sie bestellen, z.B. 1
  • Einheitsbez. – Einheitsbezeichnung z.B. Karton
  • Inhalt – freies Textfeld z.B. 1 VPE 6 Stck
  • VPE – Verpackungseinheit
  • Mindest ME – Mindestbestellmenge des Lieferanten (Einheit ist die VPE)
  • Faktor – ist der Inhalt der VPE
Waren – Verkaufsartikel – Aktionen/Rabatte – Zeitraumwarenwirtschaft stammdaten

In der oberen Maske können Sie den Aktionszeitraum festlegen, wie lange die einzelnen Rabattaktionen laufen sollen. Außerdem können Sie die unterschiedlichen Preise und Prioritäten festlegen.  Sie können alle Aktionen Voreinstellen, M-Connect überträgt Ihre Einstellungen auf die Kasse vor der Aktion und wird die Aktionspreise entsprechend berücksichtigen. Anlagefelder:

  • Sperren – Aktion sperren
  • Von Datum – Anfangsdatum einer Aktion, optional mit Uhrzeit
  • Bis Daum – Enddatum einer Aktion, optional mit Uhrzeit
  • Priorität –  Sie können die Rang einer Aktion festlegen innerhalb mehrerer Aktionen
  • Mo – So – Wochentage innerhalb des Gültigkeitszeitraum an welchen die Aktion gültig ist
  • Preis 1 bis Preis 5 – Eintrag eines VK Preis brutto, der auf den entsprechenden Preisebenen in einer Aktion gezogen wird
Waren – Verkaufsartikel – Aktionen/Rabatte – Staffel Rabattwarenwirtschaft stammdaten

Zu jedem Artikel können Sie Rabatte anlegen mit Angabe des Zeitraums. Optional sind auch Staffelrabatte möglich, z.B. ab einer Menge 5 gilt ein verminderter Preis. Bei mehreren gleichzeitig angelegten Rabattaktionen zählt die Aktion mit der höchsten Priorität.Anlagefelder:

  • Nr  – Nummer der Aktion
  • Aktion – Bezeichnung der Aktion
  • Von Menge – Angabe aber welcher Staffel eine Aktion gilt
  • Bis Menge- Angabe bis zu welcher Staffel die Aktion  gelten soll
  • Priorität einer Aktion
  • Preis – Preis je VK Einheit für die Aktion
Waren – Verkaufsartikel – POSArtikel_POS

In der oberen Maske können Sie verschiedene Einstellungen an der Kasse vornehmen. Anlagefelder:

  • POS Name – Artikelbezeichnung für die Kasse
  • Touch Tasten Beschriftung – Bezeichnung auf der Kassenoberfläche
  • Touch Taste nicht abfragen – ja/nein für Anzeige auf Kassenoberfläche
  • Tasten Type – Anzeigetaste auf Kassenoberfläche
  • Preis nachfragen – offene Preisabfrage an der Kasse
  • Wiegeartikel – Abfrage eines Gewichts* an der Kasse  / Modul Kasse
  • Text ersetzten – Artikelbezeichnung wird ersetzt durch POS Name
  • Folgeartikel – Artikel hat Folgeartikel, diese werden an der Kasse abgefragt
  • Ticket – Kartenartikel mit speziellem Druck und Abfrage
  • Kommissionsware – Verkauf von Ware Dritter
  • Preis nicht drucken – Verkaufspreis wird nicht gedruckt
  • Preis pro Einheit
Waren – ArtikelkurzerfassungArtikel Kurzerfassung, Warenwirtschaft Handel

Die Artikel- Schnellerfassungsmaske hat alle Pflichtfelder und dient der Massenerfassung von Verkaufsartikel.  Aktivierte Artikel können Sie optional direkt nach der Erfassung an die Kasse senden (Checkbox aktivieren). Gelbe Felder sind Pflichtfelder in allen Masken. Anlagefelder:

  • Aktiv ja/nein
  • Rabattfähig ja / nein
  • Zusatzartikel – zu einem Hauptartikel
  • Onlineshop – wird an Onlineshop gesendet
  • TOP 100 – Liste der wichtigsten Artikel für Warenwirtschaft
  • Artikel Nr. – optional können Sie eine Nummer erzeugen lassen
  • Name – Bezeichnung des Artikels
  • Name 2
  • Gruppe – Auswahl der Warengruppe über Liste
  • Typ – Artikeltyp: Standard Normalartikel
  • VK Einheit – Verkaufseinheit, z.B. 1
  • Einheitsbez. – Einheitsbezeichnung des Verkaufsartikels, z.B. Stck
  • EAN – Barcode erzeugen, anzeigen, suchen, hinzufügen – beliebig viele EAN
  • Aktueller Preis – Verkaufspreis Ebene 1 brutto
  • MWST 1 – Umsatzsteuersatz auf den Verkaufspreis
  • MWST 2 – alternativer Umsatzsteuersatz auf den Verkaufspreis, z.B. für Außer Haus Verkauf
  • VK Konto – FIBU Konto
  • Pfandartikel
  • Bestand führen – Bestätigung erforderlich für Warenwirtschaft
  • Lagerartikel
  • Bevorzugt (Lieferant)
  • Bestellbar
  • Soll Bestand  –  Menge / Bestand der  im Verkauf zur Verfügung stehen sollte
  • Ist Bestand – tatsächliche Menge/ Bestand
  • Lieferant wählbar – Pflichtfeld für Warenwirtschaft
  • EK Preis netto
  • Mindestbestand – Menge sollte nicht unterschritten werden, Bestand der mindestens auf Lager sein sollte
  • Meldebestand – ab eingetragener Menge Meldung an WAWI für Nachbestellung
  • Bestellbar – Bestätigung für Warenwirtschaft erforderlich
  • Lieferant
  • EK Preis netto
  • Lieferant Artikelnr.
  • VPE – Verpackungseinheit Einkauf
  • EK Einheit
  • Einheitsbezeichnung
  • POS Name – Artikelbezeichnung für die Kasse
  • Touch Tasten Text
  • Tasten Position
  • Virtuelle Gruppe – Anzeigegruppe
  • Preis pro Einheit – für Kasse
  • Preis nachfragen – für Kassse
  • Preis negativ  – für Kasse
  • Ticket – für Kasse
Stammdaten – Preissteuerung – AktionenPreissteuerung_Aktionen

Wählen Sie Stammdaten- Preissteuerung im unteren Menü. Sie können im Modul Preissteuerung allgemeine Aktionen für Artikel anlegen. Legen Sie den Aktionszeitraum an und die Priorität für die Regel. Fügen Sie dann die Artikel hinzu, für welche die Aktion gelten soll.

Preissteuerung – Rabatte PaketePreissteuerung_Pakete

Für Artikel oder ganze Warengruppen legen Sie Bundel an. Beispiel: Wenn eine Coca Cola und eine Pommes zusammen verkauft wird, dann gilt für das Bundel ein neuer Preis. Der Preis des Bundels bitte eintragen, sowie den Zeitraum, Menge, MWST.

 

Preissteuerung – Liste StaffelnPreissteuerung_Staffel

Die Staffeln für einen Artikel werden im Artikelstamm hinterlegt. Dies ist eine Liste aller hinterlegten Staffeln.

Preissteuerung – PreisgruppenPreissteuerung_Preisgruppen

Preisgruppen werden für Artikel anlegt, die z.B. alle den gleichen Preis haben. Preisgruppen ermöglichen den Preis einer Preisgruppen in einem Vorgang zu ändern. Sie haben z.B. verschiedene Nudeln, alle haben aber den gleichen Preis. Sie können somit die Nudeln in einer Preisgruppe hinterlegen. Hinweis: Die Preisgruppe überschreibt den aktuellen Preis – Sie erhalten einen Warnhinweis im Artikelstamm – beachten Sie diesen.

Rezepturenwaren_rezepturen

Legen Sie die Artikel für die Rezeptur unter Waren-Verkaufsartikel an. In unserem Beispiel verkaufen wir einen Präsentekorb. Der Präsentekorb besteht aus mehreren Artikel. In der oberen Maske wählen Sie den Verkaufsartikel und fügen in der unteren Maske die Artikel hinzu, aus welchen der Präsentekorb besteht.

Der Bestellstatus – Nachverfolgung einer BestellungOffene Bestellung

Die Bestellung hat einen Bestellstatus.  Sie können den Fortschritt einer Bestellung jederzeit im Menüpunkt „Offene Bestellungen“  verfolgen.

Der Bestellvorschlag –  automatische und manuelle Erstellung

Sie können Bestellvorschläge manuell erstellen oder automatisch berechnen lassen.  Die Bestellmenge wird wie folgt ermittelt:  Soll Bestand – Ist Bestand. Nachfolgende Prozesse Ihres Unternehmens werden in maxstore© Warenwirtschaft abgebildet:

  • Zentrale erstellt Bestellvorschlag je Lieferant für sich selbst
  • Zentrale wechselt auf Filialebene und erstellt Bestellvorschlag für Filiale
  • Filiale erstellt Bestellvorschlag je Lieferant für die Filiale

Wenn Sie auf der richtigen Ebene sind (oben links leuchtet die aktuelle Ebene gelb auf) und im unteren linken Feld die Maske „Bestellvorschlag“  angeklickt haben,  erhalten Sie das Formular für den Bestellvorschlag. Wichtig ist, dass Sie bei einer Bestellung auf der korrekten Filialebene sind. Filial-Mitarbeiter können meist aufgrund ihrer Berechtigung  nur die Filialebene sehen, Mitarbeiter in der Zentrale haben oftmals eine Sicht auf alle Filialen oder können für Filialen die Prozesse ausführen. Im Bestellvorschlag haben Sie die Möglichkeit:

  • Einen Automatischen Bestellvorschlag errechnen zu lassen
  • Den Bestellvorschlag in Einkaufseinheiten zu erhalten, wenn diese im Artikelstamm hinterlegt sind.
  • Artikel zu einem automatischen Bestellvorschlag hinzuzufügen
  • Die Mengen und Einkaufskonditionen zu ändern
  • Die TOP 100 Artikel aufzurufen und diese zu bestellen
  • Die Bestellvorschläge eines Lieferanten errechnen zu lassen
  • Die Bestandsinformationen und Lieferanten eines Artikels abzurufen
  • Den Artikel-Lieferanten zu wechseln, falls es einen günstigeren gibt
  • Die Bestellvoschläge zur Bestellung zu übergeben

Sie können einen automatischen Bestellvorschlag errechnen lassen (Button oben unterhalb von Bestellvorschlag) oder einen manuellen Bestellvorschlag eingeben. Hinweis: Es werden in der Liste die automatischen Bestellvorschläge von „bevorzugten“ Lieferanten berechnet, setzen Sie im Lieferantenstamm das Kennzeichen „bevorzugt“ . Bei der automatischen Bestellung werden alle Artikel angezeigt die eine Fehlmenge haben. Wenn Sie auf das Feld „Bestell-Menge“ klicken, leuchtet dieses weiß auf und Sie können die vorgeschlagene Menge bearbeiten. Bei Einheit steht die EK Einheit in welcher bestellt wird. Wenn Sie einen Artikel verkaufen zu 1 Stück und einkaufen 1 Karton = 10 Stück, dann hinterlegen Sie im Artikelstamm bei “Lieferanten” die Einkaufseinheiten. Bei einer Fehlmenge von 6 Stück wird Ihnen ein Bestellvorschlag von 1 Karton angegeben. Markieren Sie die Positionen, die Sie bestellen möchten und klicken Sie auf „Zur Bestellung“. Der Bestellvorschlag wird in die Maske „Bestellung“ übertragen. Zur weiteren Bearbeitung können Sie den Bestellvorschlag  in der Bestellung aufrufen. Haben die Artikel keinen Soll-Bestand und/oder möchten Sie einen manuellen Bestellvorschlag eingeben, wählen Sie den Button „Manueller BV“. Im manuellen Bestellvorschlag haben Sie eine Erfassungsmaske für die Artikel. Um einen EK Artikel hinzuzufügen, wählen Sie einen Lieferanten aus  geben Sie die Artikelnummer ein oder klicken Sie auf den Suchen-Button neben der Artikelnummer. Ihnen werden sämtliche Informationen zu einem Einkaufsartikel angezeigt. Die Bezeichnung, die Menge und den EK Preis netto können Sie ändern. Klicken Sie auf    (Speichern) und der Artikel fügt sich in die Positionsliste ein.  Wenn Sie fertig sind mit dem manuellen Bestellvorschlag, wählen Sie „Zur Bestellung“. Die Bestellung  wird aus diesem Bildschirm  in den Menüpunkt„Bestellung“ übertragen. Anzeigefelder für die EK-Artikel:

  • Lieferanten Artikelnr.
  • Lieferant
  • EK-Preis netto
  • EK Einheit
  • Einheitsbezeichnung
  • Inhalt
  • VPE
  • Mindest ME
  • Faktor

Wenn Sie Bestell-Informationen zu einem einzelnen Artikel sehen möchten, wählen Sie den Artikel. In diesem Fenster werden Ihnen zu einem Artikel alle Filialen mit den bestellten Mengen, dem aktuellen Bestand, der verkauften Menge und dem Verkaufsbetrag angezeigt. Diese Informationen sind insbesonders bei Sammelbestellung nützlich oder bei Überbeständen. Überbestände sollten Sie über eine Umlagerung abbauen

9. Die Bestellung –  externe Lieferantenbestellungen oder Zentralbestellungenbestellung_intern

Die Filialen senden Ihre Bestellung an die Zentrale eines Unternehmens, diese sammelt die Filialbestellungen und bestellt beim Lieferanten. Die Filiale kann auch direkt beim Lieferanten bestellen. Wir unterscheiden folgende Fälle:

  • Zentrale erstellt Bestellung an Lieferant
  • Zentrale erstellt Bestellung an Lieferant für Filiale
  • Filiale erstellt Bestellung an Zentrale
  • Filiale erstellt Bestellung an Lieferant für Filiale
  • Filiale erstellt Bestellung an Filiale

In der Bestellmaske sehen Sie alle Bestellungen, die noch nicht ausgeführt sind. Die Bestellung hat die Angabe des Lieferanten sowie das Bestelldatum. Sie können das gewünschte Lieferdatum hinzufügen. Folgende Möglichkeiten der weiteren Bearbeitung stehen Ihnen zur Verfügung: 1. Die Zentrale oder eine Filiale erstellt eine Bestellung an den Lieferanten:  Wichtig: Achten Sie darauf, dass Sie links oben auf der entsprechenden Ebene Ihres Unternehmens stehen. Die Ebene auf welcher Sie sich befinden, leuchtet gelb auf. Klicken Sie nach der Zusammenstellung der Bestellung auf den „Druck“ Button oben rechts.  Die Bestellung wird als pdf gedruckt und kann versendet werden. Zur Verbuchung / Auslösung der Bestellung im System, klicken sie auf „externe Bestellung“, die Bestellung wandert zur weiteren Bearbeitung in den Wareneingang. 2. Die Zentrale erstellt eine Bestellung an einen Lieferanten für die Filiale:  Die Zentrale wechselt dazu auf die Filialebene, bearbeitet die Bestellung und löst diese über „externe Bestellung“ aus. Die Bestellung wandert in den Menüpunkt Wareneingang und wartet dort auf die weitere Bearbeitung. 3. Die Filiale erstellt eine Bestellung an Zentrale:  Die Filiale hat hier zusätzlich die Möglichkeit eine Bestellung bei der Zentrale auszulösen, indem die Filiale „Zentralbestellung“ wählt. Die Bestellung wird übertragen und wandert aus dieser Maske in den Menüpunkt „Filialbestellungen“ der Zentrale. Die Zentrale gibt die Liefermengen ein und bucht. Mit dem Verbuchen wird die  Bestellung bei der Filiale in den Menüpunkt “Wareneingang” (und Lieferung / Rechnung) abgelegt.  Sollen die Filialen nur bei der Zentrale bestellen, erhalten die Filialartikel nur die Zentrale als Lieferant. Für die System-Einrichtung wenden Sie sich bitte an POS Software. 4. Filiale oder Zentrale erstellt Bestellung an Filiale:  Möchte die Zentrale oder die Filiale bei einer anderen Filiale bestellen, so ist es notwendig, dass Sie in den Stammdaten unter Adressen die Filialen als Lieferanten angelegen und  beim Artikel als weiteren Lieferanten die Filialen hinterlegen. Die Zentrale sollte ebenfalls bei den Lieferanten angelegt sein und als Zentrale markiert werden.

10. Die Bestellung –  Positionen der Bestellungbestellungen positionen, warenwirtschaft handel

Nachdem Sie eine Bestellung aufgerufen haben, erreichen Sie in der Bestellerfassung über den Button „Positionen“, die einzelnen Artikel Ihrer Bestellung. In dieser Maske sehen Sie alle erfassten Positionen Ihres automatischen oder manuellen Bestellvorschlags mit sämtlichen Detailinformationen zu den EK Artikeln. Sie können jederzeit Positionen löschen oder Artikel hinzufügen. Wenn Sie Bestell-Informationen zu einem einzelnen Artikel einsehen möchten, wählen Sie den Artikel und den Button „Bestellinfo“. In diesem Fenster werden Ihnen zu einem Artikel alle Filialen mit den bestellten Mengen, dem aktuellen Bestand, der verkauften Menge und dem Verkaufsbetrag angezeigt. Über „Zurück“ gelangen Sie wieder in die Bestellung.

11. Die Bestellung –  Auslösen der Bestellung / Mindestbestellwert / Frachtfreigrenzebestellung_intern

Wenn Sie in der richtigen Ebene sind, wählen Sie die Bestellung die Sie auslösen möchten. Die gewählte Bestellung ist grün markiert. Fügen Sie das Bestelldatum und das Lieferdatum für die Bestellung hinzu. Informationen für den Lieferanten können Sie links in das Feld „Info“ hinzufügen. Drucken Sie zuerst die Bestellung aus. Der Druckbutton befindet sich rechts oben in der Menüleiste.  Wenn Sie bei der Zentrale bestellen möchten, klicken Sie auf „Zentralbestellung“, bei Bestellung an den Lieferanten bestätigen Sie den Button „Ext. Bestellung“.  Die Bestellung  ist jetzt ausgelöst und wird in die Maske  „Offene Bestellung“ sowie in den „Wareneingang“ zur weiteren Bearbeitung übertragen. Bei weiteren Bestellvorschlägen wird der Bestellbestand berücksichtigt. Wareneingang – Lieferschein

  • Zentrale erstellt Lieferschein an Lieferant (weil Ware zurückgeht)
  • Zentrale erstellt Lieferschein an Filiale
  • Filiale erstellt Lieferschein an Zentrale (weil Ware zurückgeht)
  • Filiale erstellt Lieferschein an andere Filiale

Mindestbestellwert / Frachtfreigrenze Wenn bei den Lieferantenkonditionen ein Mindestbestellwert hinterlegt ist und dieser bei der Bestellung nicht erreicht wird, erhalten Sie eine Meldung: „Mindestbestellwert nicht erreicht, trotzdem bestellen?“ Sie können den Mindestbestellwert optional übersteuern, indem Sie mit „Ja“ bestätigen. Analog gilt dies für die Frachtfreigrenze (Maske unten). 12. Die Bestellung –  Offene  Bestellungen In dieser Liste befinden sich alle ausgelösten und offenen Bestellungen, also die Bestellungen bei denen noch keine Ware eingetroffen und verbucht ist.  Die angezeigten offenen Bestellungen gelten für die Ebene, die Sie ausgewählt haben. In der Maske „Offene Bestellungen“ werden Ihnen die Bestellung und der aktuelle Status einer Bestellung angezeigt.

  • Bestell Nummer
  • Bestell Datum
  • Besteller (Filiale / Zentrale)
  • Status der Bestellung
 Umlagerung1bestandsliste1
13. Die Bestellung –  Ablauf einer Filialbestellungbestellung_intern

Die Filiale wählt auf Ihrer Ebene den Menüpunkt „Bestellvorschlag“.  Nachdem der Bestellvorschlag erzeugt worden ist,  wird in der Maske „Bestellung“ die Bestellung ausgedruckt und über den Button „Zentralbestellung“ ausgelöst“. Die von uns erzeugte Bestellung hat die Bestellnummer 64. Die Filiale hat die Bestellung jetzt in „Offenen  Bestellungen“.

 

 

 

13.1 Filialbestellung
Bestellen Filialbestellung, warenwirtschaft handel

In der Zentrale kann man jetzt unter Filialbestellungen die Bestellung einsehen und bearbeiten. In der Zentrale wird die Bestellung Nr. 64 jetzt bearbeitet. Klicken Sie auf „Positionen“ und geben Sie die Liefermengen für die Filiale ein. Mit Doppelklick wird das Feld weiß und Sie können die Mengen eingeben. Danach speichern und den „Kommissionsschein drucken“.  Wechseln Sie mit „zurück“ in die Maske aller Filialbestellungen. Nach Erfassung aller Liefermengen wird die Lieferung an die Filiale in der Zentrale mit „Buchen“ bestätigt. Die Bestellung wird aus dieser Maske in das Vorgangsarchiv der Zentrale und an  den Wareneingang der Filiale übertragen. Drucken Sie den Kommissionierungsschein aus und senden Sie die Ware an die Filiale.

13.2. Einbuchen der FilialbestellungWareneingang Filiale, warenwirtschaft handel

Filiale Moers: Beim Wareneingang ist die Lieferung der Zentrale jetzt mit allen Artikelpositionen zu sehen, unsere Bestellnummer 64 ist im Wareneingang zu sehen. Sie können folgende Eingaben tätigen

  • Eingabe der Belegnummer (Lieferschein-Nr oder Rechnungs-Nr.)
  • Das Beleg-Datum
  • Den Bearbeiter
  • Belegart Ihres Vorgangs: Lieferschein oder Rechnung oder Lieferschein und Rechnung.
  • Betragseingabe der Transportkosten. Wenn Sie diese auf die Positionen verteilen möchten,  haken Sie  „Kostenverteilen“ an.
  • Eingabe der „Gelieferten Menge“ in der Positionserfassung.
  • Zum Verbuchen der „Gelieferten Ware“, wählen Sie den Button „Einbuchen“.
  • Der Bestand im Artikel wird durch das “Buchen” geändert.
  • Die Bestellung ist mit dem Verbuchen des Wareneingangs abgeschlossen und wird im Vorgangsarchiv abgelegt.

Das Vorgangsarchiv Im Vorgangsarchiv sind alle geschlossenen Prozesse, wie Bestellungen, Wareneingang, Lieferscheine etc. enthalten. Sie lassen sich jederzeit wieder aufrufen und drucken. Sie erhalten folgende Angaben zu einer Bestellung:

  • ID – laufende Nummer im System
  • Bestell Nummer
  • Bestell Datum
  • Besteller (Filiale)
  • Vorgang

 

14. Der Wareneingang –  AllgemeinesWareneingang, Warenwirtschaft Einzelhandel

Maxstore© Warenwirtschaft unterstützt Sie bei folgenden Prozessen:

  • Zentrale erhält Ware von Lieferant und bucht Wareneingang ein
  • Zentrale erhält Ware von Filiale und bucht Wareneingang ein
    • Dieser Vorgang kann alternativ über Umlagerung ausgeführt werden
  • Filiale erhält Ware von Zentrale und bucht Wareneingang ein
    • Analog – Ablauf einer Filialbestellung
  • Filiale erhält Ware von Lieferant und bucht Wareneingang ein
    • Dieser Vorgang ist analog zu Zentrale erhält Ware von Lieferant
  • Filiale erhält Ware von Filiale und bucht Wareneingang ein
    • Dieser Vorgang kann alternativ über Umlagerung ausgeführt werden

Grundsätzlich: Der Wareneingang wird auf der Ebene verbucht, in welcher Sie sich befinden, bzw. die Ware geliefert wird. Unterschieden wird zwischen dem Wareneingang, dem eine Bestellung zugrunde liegt und dem manuellen Wareneingang ohne Bestellung. Hinweis: Im Wareneingang können Sie Lieferscheine und Rechnungen verbuchen oder getrennt in den Formularen „Lieferscheine“ oder „Rechnung“. Dies ist von Rechten abhängig, die Ihre Mitarbeiter haben. Die Formulare haben die gleiche Funktion. Sie haben mehrere Alternativen den Wareneingang in Maxstore© Warenwirtschaft zu verbuchen: Einbuchen des Lieferscheins über den Menüpunkt „Wareneingang“ oder  „Lieferschein“. Wenn Sie eine Rechnung erhalten, die auch der Lieferschein ist, dann können Sie diese über den „Wareneingang“ gleichzeitig einbuchen. Erfassen der Ware über ein MDE Gerät  und Einlesen über den Menüpunkt: Schnittstelle – MDE /PDA. Die weitere Bearbeitung erfolgt im „Wareneingang“. Dieser Punkt wird gesondert beschrieben.

14.1. Das Einbuchen des Wareneingangs über das Menü  „Lieferschein“Wareneingang Lieferschein, warenwirtschaft handel

Falls in Ihrem Haus verschiedene Mitarbeiter Lieferscheine oder Einkaufsrechnungen einbuchen, wählen Sie für den Wareneingang  das Formular „Lieferschein“.  Dieser Wareneingang ist für  Lieferungen vorgesehen, denen eine Bestellung zugrunde liegt. Wählen Sie die Bestellung, die Sie bearbeiten möchten. Es wird Ihnen das beabsichtigte Lieferdatum angezeigt, dieses können Sie korrigieren. Tragen Sie die Lieferschein-Nr. Ihres Beleges ein und wählen Sie den Bearbeiter aus.  In der unteren Liste sind die Positionen aufgeführt, die Sie bestellt haben. Mit Doppelklick auf das Feld:  „Gelieferte Menge“ leuchtet dieses weiß auf und kann bearbeitet werden. Tragen Sie in das Feld die tatsächlich gelieferte Menge ein. Teillieferungen Bei Teillieferungen tragen Sie die gelieferte Menge ein und entscheiden, ob die Bestellung weiterhin besteht oder die Lieferung trotz Restmengen vollständig verbucht wird.

14.2. Das Einbuchen einer Einkaufsrechnung über das Menü  „Rechnung“Wareneingang Rechnung, Warenwirtschaft

In der Maske „Rechnung“ buchen Sie Ihre Einkaufsrechnung ein. Hier erscheinen die Bestellungen, bei welchen bereits die Lieferung eingebucht worden ist. Sie wählen eine Bestellung aus und geben die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum Ihres Belegs ein. Die Transportkosten können Sie auf eine einzelne Position buchen oder auf alle verteilen (Häkchen in „Kosten verteilen). In der Positionsliste werden Ihnen die Detailinformationen zu Ihrer Bestellung angezeigt, diese können Sie mit Ihrem Beleg vergleichen. Mit Doppelklick auf  „Gelieferte Menge“ schalten Sie das Feld für die Nachbearbeitung frei. Ebenso können Sie im Feld EK-Preis den Preis ändern. Mit „Buchen“ schließen Sie den Vorgang ab

14.3. Das Einbuchen einer TeillieferungWareneingang_Teillieferung

Bei Teillieferungen weichen die Liefermengen von den bestellten Mengen ab, Sie erhalten weniger Ware als benötigt.  Im Menü Lieferschein oder Wareneingang wählen Sie eine Bestellung aus, auf welche Sie Ware einbuchen möchten. Mit Klick auf  den „ok“ Button wird Ihnen die Bestellung angezeigt – die Bestellung Nr. 91 von Hall Tabakwaren. Fügen Sie Beleg Nr.  ein, z.B. LF230, das Belegdatum und die Vorgangsart z.B. Lieferschein. Klicken Sie nochmal auf den „OK“ Button.  Die bestellte Menge beim Testartikel Lucky Strike sind 2 Stück, die  gelieferte Menge geben Sie mit 1 Stück ein.  Setzten Sie kein Häkchen bei „Erledigt“  in der Zeile und klicken Sie auf das „S“  (Speicherbutton) links oberhalb der Positionen. Die Positionen werden mit „S“ gespeichert.  Mit Betätigen des Buttons „Einbuchen“ wird die Lieferung in das System gebucht und der Bestand geändert.

14.3.1 Das Einbuchen einer TeillieferungWareneingang Teillieferung2 , warenwirtschaft einzelhandel

Die Teillieferung kann jederzeit wieder bebucht werden, die Bestellnummer erhält ein Stern * für jede offene  Teillieferung. Bestellungen mit Stern / * sind Bestellungen die noch offen sind und bereits Ware verbucht haben. Diese offenen Teil-Lieferungen können Sie sowohl beim Wareneingang als auch im Vorgangsarchiv sofort erkennen.

 

 

 

15.  Wareneingang – Gutschrift / Storno von Lieferungen und Rechnungen
  • Zentrale erhält Stornorechnung vom Lieferanten und bucht diese ein
  • Filiale erhält EK Rechnung vom Lieferanten und bucht diese ein
  • Filiale erhält Stornorech./Gutschrift vom Lieferanten und bucht diese ein
16. Interne Warenbewegung – Die BestandskorrekturBestandskorrektur, warenwirtschaft handel

Wählen Sie zuerst einen Artikel aus, dessen Bestand Sie ändern möchten.  („Suchen“ Button neben der Artikel-Nr.) Geben Sie den Artikelname, das Datum der Änderung, den Änderungsgrund, die Menge und den User ein.  Zusatzinformationen für die Korrektur  werden in das Feld „Info“ eingetragen. Mit „Buchen“ schließen Sie den Vorgang ab und der Bestand wird geändert. Sie können jederzeit eine „Auswertung drucken“.

17. Interne Warenbewegung – Die BeständeBestände, Warenwirtschaft Handel

Jederzeit können Sie sich alle Bestände einer Filiale anzeigen lassen. Sie können auch die Bestände eines bestimmten Lieferanten und/oder einer bestimmten Warengruppe heraussuchen. Bestimmte Informationen können Sie unterdrücken oder freigeben – siehe Checkboxen: Bestand, Minus Mengen, Nullmengen. Die Bestandsliste drucken Sie über den Druck-Button aus.

 

 

 

18. Interne Warenbewegung –  Umlagerung

Maxstore© Warenwirtschaft unterstützt Sie bei folgenden Prozessen:

  • Umlagerung von Zentrale an Filiale
  • Umlagerung von Filiale an Zentrale
  • Umlagerung Filiale an Filiale

Um Überbestände in den Filialen abzubauen oder fehlerhafte Ware zu versenden, können Sie diese schnell und einfach über den Menüpunkt „Umlagerung“ intern umlagern. Wählen Sie die Absender – Filiale im Feld „Von“ und die Ziel – Filiale im Feld „Nach“. Sie haben ein Auswahlfeld für den Grund (z.B. Beschädigte Ware, Retoure, Schwund, Transportschaden). Über die Eingabe der Artikelnummer oder die Suche nach dem Artikel in der Liste (Such-Button anklicken) fügen Sie die Artikel hinzu, die umgelagert werden sollen. Geben Sie die Menge und Einheit an. Mit Speichern schließen Sie den Vorgang ab. Sie erhalten ein Umlagerungsprotokoll.

19. Interne Warenbewegung – Die InventurInventur - Warenwirtschaft Handel

19.1.  Dies ist die erste Maske. In dieser Maske wird die Inventur eröffnet. Dazu wählen Sie:

  • Datum der Eröffnung (Standardmäßig aktuelles Datum)
  • Ersteller (Der Benutzer der diese eröffnet)
  • Info (optional, hier können Sie individuelle Informationen hinterlegen)

Speichern Sie Ihre Eingabe an. Sie können auch mehrere Inventuren gleichzeitig eröffnen, allerdings kann jeder Artikel in derselben Filiale nur in einer offenen Inventur vorhanden sein. Bitte beachten Sie an dieser Stelle, dass Inventuren Filialabhängig sind. Bitte wählen Sie nun die Inventur aus, zur der Sie Artikel hinzufügen möchten, und betätigen den Button „Positionen“. Nun sehen Sie folgenden Bildschirm. In dieser Maske haben Sie nun folgende Optionen:Hinzufügen von Artikeln (Selektion nach Warengruppe, Lieferant, Lager), wenn keine Selektion getroffen wird, werden alle Artikel übernommen. Sie haben die Möglichkeit zu bestimmen, ob Sie sich die  Nullbestände und inaktiven Artikel ausschließlich anzeigen, mit anzeigen oder nicht anzeigen lassen. Ebenso müssen Sie auswählen, ob Sie den EK,  Mittleren EK oder keinen EK anzeigen möchten. Mehrfach Selektionen sind möglich. Zum Anzeigen der Artikel betätigen Sie den Button  „Anzeigen“. Drucken Sie jetzt eine Zählliste. Bearbeiten der Inventur und Buchung Wenn Sie alle Artikel inventarisiert haben, können Sie direkt in der Liste die Zählmenge pro Artikel eingeben, als auch den EK Preis und eine Bemerkung.  Zum Speichern dieser Änderungen nutzen Sie den   Button in der linken Ecke der Liste. Über den Button „Buchen / Archivieren“ werden die Zählmengen in den Bestand geschrieben und die Inventur dem Archiv hinzugefügt. Solange Sie den Button nicht betätigen, können Sie die Inventur jederzeit  schließen und wieder aufrufen. Alle Selektionen, sowie eventuell gespeicherte Zählmengen bleiben erhalten. Nach dem Buchen der Inventur ist diese nur noch im Archiv einzusehen.Inventur Archiv Im Inventur Archiv sind alle verbuchten und geschlossen Inventuren der jeweiligen Filiale vorhanden. Über den Button „Druck“ können Sie jederzeit die Inventur drucken. Durch Selektieren einer Inventur und betätigen des Buttons „Positionen“ haben Sie Einsicht in die zur Inventur gehörigen Artikel.Inventurarchiv – Positionen In dieser Ansicht sehen Sie jede eingetragene Zählmenge pro Artikel sowie EK-Preis und Bemerkungen. Dies ist ausschließlich eine Anzeige, d.h. Daten können nicht mehr geändert werden. Über den Button „Inventurbewertung“ erhalten Sie einen Ausdruck mit der Bewertung Ihrer Inventur.

Bitte wählen Sie nun die Inventur aus, zur der Sie Artikel hinzufügen möchten, und betätigen den Button „Positionen“. Nun sehen Sie folgenden Bildschirm. In dieser Maske haben Sie nun folgende Optionen: Hinzufügen von Artikeln (Selektion nach Warengruppe, Lieferant, Lager), wenn keine Selektion getroffen wird, werden alle Artikel übernommen. Sie haben die Möglichkeit zu bestimmen, ob Sie sich die  Nullbestände und inaktiven Artikel ausschließlich anzeigen, mit anzeigen oder nicht anzeigen lassen. Ebenso müssen Sie auswählen, ob Sie den EK,  Mittleren EK oder keinen EK anzeigen möchten. Zum Anzeigen der Artikel betätigen Sie den Button  „Anzeigen“. Drucken Sie jetzt eine Zählliste. Bearbeiten der Inventur und Buchung Wenn Sie alle Artikel inventarisiert haben, können Sie direkt in der Liste die Zählmenge pro Artikel eingeben, als auch den EK Preis und eine Bemerkung.  Zum Speichern dieser Änderungen nutzen Sie den   Button in der linken Ecke der Liste. Über den Button „Buchen / Archivieren“ werden die Zählmengen in den Bestand geschrieben und die Inventur dem Archiv hinzugefügt. Solange Sie den Button nicht betätigen, können Sie die Inventur jederzeit  schließen und wieder aufrufen. Alle Selektionen, sowie eventuell gespeicherte Zählmengen bleiben erhalten. Nach dem Buchen der Inventur ist diese nur noch im Archiv einzusehen. Im Inventur Archiv sind alle verbuchten und geschlossen Inventuren der jeweiligen Filiale vorhanden. Über den Button „Druck“ können Sie jederzeit die Inventur drucken. Durch Selektieren einer Inventur und betätigen des Buttons „Positionen“ haben Sie Einsicht in die zur Inventur gehörigen Artikel. Inventurarchiv – Positionen In dieser Ansicht sehen Sie jede eingetragene Zählmenge pro Artikel sowie EK-Preis und Bemerkungen. Dies ist ausschließlich eine Anzeige, d.h. Daten können nicht mehr geändert werden. Über den Button „Inventurbewertung“ erhalten Sie einen Ausdruck mit der Bewertung Ihrer Inventur.

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