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Faq / Wie wird die Kasse bedient vom Kassenstart bis zum Tagesabschluss?

Kassensoftware Handel – Bedienung Kasse

Für die verschiedene Branchen im Einzelhandel stehen in der Maxstore Kassensoftware verschiedene Kassenlayouts zur Verfügung. Insbesondere für die Lebensmittelkasse, für Kasse in Baumärkten, und Kioskkassen stehen verschiedene Kassenoberflächen zur Verfügung. Die Branchenkassen haben auch Sonderfunktionen wie z.B. die Gewichtsabfrage oder Pfandartikel für Getränke. Wir zeigen in dem Kassierablauf verschiedene Kassenoberflächen. Die Kassenoberfläche kann vollständig geändert werden, die Funktionen bleiben die gleichen.

Anmeldung Kasse

Anmeldung Kasse

Anmelden an der Kasse
Die Anmeldung an der Kasse erfolgt mit 1000 (Alternativ mit einer Barcode Karte oder einem RFID Transponderschlüssel). Die Anmeldung kann beim Kassenstart erfolgen oder nach jedem Bonvorgang. In Bäckerei Kassen ist meist auf der Kassenoberfläche für jeden Mitarbeiter ein Button, damit die Mitarbeiter nicht den Bildschirm wechseln müssen. Sie können eine oder mehrere Schubladen anschließen. Jeder Kassierer kann auf eine eigene Schublade kassieren und wird separat abgerechnet. Die Kasse kann für verschiedene Betriebsarten eingestellt werden, z.B. Zählung ohne Soll-Bestand, mit Rechnung.

Die Kassenoberfläche
Das Kassenlayout ist vollständig anpassbar. Die Größe (10″ bis 42″) als auch die Bedienerführung, das Bonfenster, die Anzeigegruppen und Funktionen sind gestaltbar.Sie können Bilder anzeigen lassen. An der Kassenoberfläche sehen Sie jetzt die Funktionsbutton, das Bonfenster, die Anzeigegruppen und die Artikel der gewählten Anzeigegruppe. Im Kassierfenster werden die Artikel gebucht. Unterhalb des Kassierfensters (Bonfenster) ist die Eingabezeile.Artikel werden entweder über den Barcode gescannt oder Sie geben eine Artikelnummer ein und klicken auf Enter. Sie können aber auch einen Artikelname in die Eingabezeile eingeben und auf den Button „Suchen“ klicken. Die Artikel können alternativ über die Touchbutton gewählt werden. Wenn Sie den Artikel nicht finden können, suchen Sie über die Funktion “Artikelsuche” Buchstabe oder Name. Sollte der Artikel nicht gefunden werden, kassieren Sie über einen Warengruppenartikel. Dies sind Artikel mit freier Preiseingabe, die der Warengruppe zugeordnet sind. Somit werden die Artikel den richtigen Warengruppen Erlöse zugeordnet. Mit Enter bestätigen Sie einen Vorgang

Der Kassiervorgang
Über dem Bonfenster wird der Name des Kassierers, die Zwischensumme und die Zahlart angezeigt.Kassieren Sie einen Artikel, indem Sie entweder den Barcode scannen, eine Artikelnummer in das Eingabefenster eingeben oder auf der Touchoberfläche den Artikel wählen. Artikel können mit Bild, Infotext und Bestand angezeigt werden. Die Taste “Bon parken” stellt einen Bon zurück, mit “Bon holen” wird der Bon wieder aktiviert. Wenn Sie einen Bon wiederholen möchten wählen Sie “Bonkopie”. Die Liste der Bons wird angezeigt, wählen Sie den Bon aus der Liste und bestätigen Sie mit “Enter”. Mit “Total” wird der Bon nochmal gedruckt. Bons stornieren Sie mit “Bon Storno”. Wählen Sie aus der Liste den Bon und bestätigen die den Vorgang mit Enter. Auf dem Bon ist ein Barcode je Bon. Durch Scannen des Barcodes und bestätigen der Taste “Bonstorno” wird der Bon storniert. Sie scannen den Barcode, der auf dem Artikel angebracht ist. Oder Sie wählen den Artikel über das Kassenlayout in der entpsrechenden Anzeigegruppe, oder Sie klicken auf den Button Artikel suchen. Sie können hier einen Artikel nach Nummer, Name oder Infotext suchen. Wenn Sie den Artikel gefunden haben, markieren Sie diesen (blaue Anzeige). Danach bestätigen Sie den Vorgang mit „Enter“. Der Artikel wird in das Bonfenster übernommen. Für den Fall, dass nicht alle Artikel erfasst sind, legt man sogennante “Warengruppen Artikel” an . Dies sind Artikel mit freier Preiseingabe. Der Warengruppenartikel ist der richtigen Warengruppe zugeordnet, so dass man eine Warengruppenauswertung erhält. Barcodes oder EAN sind beliebig, EAN 8, EAN 13 oder EAN 128. Der Scanner sollte entsprechend eingestellt sein. 2D Barcodes sind mit einem entsprechenden Scanner auch möglich. Wenn Sie die Artikel auf die Oberfläche legen erhalten Sie Touchtasten oder auch Direkttasten.

Die Artikelsuche
In der Regel werden auf der Kassenoberfläche nur die Artikel angezeigt, die keinen Barcode haben. Für fehlende Artikel stehen Warengruppenartikel mit freier Preisangabe zur Verfügung. Wenn die Kasse einen Artikel nicht findet, erhalten Sie eine Anzeige „Artikel ist unbekannt“. In diesem Fall suchen Sie den entsprechenden Warengruppenartikel z.B. Drogerie und geben Sie dort den Preis ein. Wenn Sie einen Artikel nicht finden, klicken Sie auf den Button „Artikel suchen“. Das Fenster für die Artikelsuche öffnet sich. In der Artikelsuche finden Sie einen Artikel über die ersten 3 Stellen der Nummer oder über Buchstaben. Wählen Sie einen Artikel, dieser ist dann “Blau” markiert und übernehmen Sie den Artikel mit “Enter” in das Kassierfenster.

Artikel mit Gewichtsabfrage kassieren
Sollten Sie eine Einbauscannerwaage an die Kasse angeschlossen haben, dann legen Sie die Ware auf die Einbauscannerwaage, wählen Sie z.B. die Anzeigegruppe „Obst Waage“, klicken Sie auf den gewünschten Artikel z.B. „Apfel Elster“. Kassieren von Gewichtsartikel: Es erscheint ein Fenster , in welcher der Basispreis je KG angezeigt wird. Geben Sie das Gewicht in die entsprechende Zeile ein. Danach klicken Sie auf Enter. Die Kasse berechnet automatisch den Preis.

Kundenerfassung beim Kassiervorgang
Bei Wahl der Taste “Kunde” erhalten Sie Kundensuche mit den Button Lieferschein und Rechnung netto / Rechnung brutto. Sie können über die Kasse Bons, A4 Rechnungen Bar, EC und Rechnungen unbar, Lieferschein Bon und Lieferschein A4 erstellen. Wenn die Kundenadresse mit auf den Bon oder einer A4 Rechnung gedruckt werden soll, dann wählen Sie nach den Tickets den Button „Kunde“. Bei Wahl des Button „Kunden“ erhalten Sie ein neues Fenster, in welchem die vorhandenen Kunden angezeigt werden. Sie können auch neue Kunden anlegen, indem Sie auf den Button „Kunde neu“ klicken. Wenn der Kunde nicht direkt zahlt an der Kasse, dann wählen Sie in der Kundenmaske den Vorgang „Rechnung direkt“.
Wählen Sie zuerst einen Kunden oder legen Sie den Kunden mit der Taste “Kunde neu” an. Die Taste “Lieferschein” erzeugt einen A4 oder Bon Lieferschein. Je nachdem welches Formular Sie hinterlegt haben. Der Button “Rechnung” erzeugt einen Rechnung, die nicht an der Kasse kassiert wird. Wenn Sie auf Enter klicken wird der Kunde übernommen in das Kassierfenster. Jeder Bon kann eine Kundenanschrift erhalten. Wenn Sie die Kundenkarte gescannt haben, wird automatisch die Kundenanschrift angedruckt und der Umsatz auf den Kunden gebucht.
Die Rechnung A4 wird ausgedruckt, und als nicht bezahlt im Kassensystem hinterlegt. Der Kunde kann die Rechnung überweisen oder an der Kasse zu einem späteren Zeitpunkt bezahlen. Überweist der Kunde die Rechnung, dann klicken Sie im Büro auf „Rechnung“ und „Zahlung buchen“. Suchen Sie die entsprechende Rechnungsnummer und tragen Sie das Zahldatum ein. Hinweis: Rechnungen die überwiesen werden, werden nicht im Z-Bericht berücksichtigt.

Aktionspreise
Sonderpreise müssen in der Preissteuerung / Artikelstamm eingegeben sein. Möglich sind Preise nach Zeit, Staffelpreise, Bundelpreise, Kundenpreise. Legen Sie im Artikelstamm z.B. an, dass ein Artikel ab 4 Stück einen anderen Preis hat, erkennt die Kasse automatisch den Staffelpreis. Die automatische Erkennung erfolgt auch bei den anderen Aktions-Preisen.

Die Bonkopie
Sie möchten von einem bestehenden Bon oder einer A4 Rechnung eine Kopie erstellen, Sie haben 2 Möglichkeiten: In der Kassenoberfläche klicken Sie auf den Button „Kopie“, im Bonfenster werden die bereits erstellten Bons angezeigt. Wählen Sie, z.B. mit der Maus die Bonnummer aus, die Sie nochmal gedruckt haben möchten. Bestätigen Sie den Vorgang mit „Enter“. Es erfolgt ein Wechsel in das Zahlfenster und Sie können die Druckart auswählen z.B. Bon.
Die andere Alternative eine Bonkopie zu erhalten, ist in das Büromodul zu wechseln. Wählen Sie den Menüpunkt „Listen/Kassenbons“. Sie haben dort die Möglichkeit nach einem frei definierbaren Zeitraum Bons zu suchen. Des weiteren Sie können den Bon dort wiederholt ausdrucken.

Die Rabatte
Es gibt sowohl den Artikelrabatt als auch einen allgemeinen Bon/Rechnungsrabatt. Von allen Rabatten werden Artikel ausgenommen, die als “nicht rabattfähig” deklariert sind. Der Rechnungsrabatt hat Vorrang vor dem Artikelrabatt, wird dieser aktiviert werden alle Rabatte auf den Wert des Rechnungsrabatts gesetzt. Es geht also nicht, einen Artikelrabatt von z.B. 20% mit einem Rechnungsrabatt von 50% zu kombinieren, es gelten dann die 50% Artikelrabatt kann während des Kassiervorganges jederzeit eingeschaltet werden, er gilt dann bis er wieder ausgeschaltet wird. Buchungen mit Rabatt werden mit farblich abgesetztem Hintergrund dargestellt (Die Farbe ist wählbar, Menu – Grundeinstellungen – Anzeigeoptionen). Der Mitarbeiter muss die Berechtigung für die Vergabe von Rabatt haben, sonst ist diese Funktion nicht verfügbar. Wird der Rabatt eingeschaltet, kann ein Wert aus einem dann erscheinenden Fenster ausgewählt werden. Diese Anzeige kann mit dem Designer geändert werden (Datei Rabatt.ptd im Programmverzeichnis) Man kann auch einzelnen Artikel, die bereits in der Liste stehen noch einen Rabatt zuordnen, in dem man den Artikel anwählt und dann Rabatt drückt.

Der Artikelrabatt
Mit der Taste “Rabatt” werden prozentuale Rabatte, Betragsrabatte oder Neupreise geben. Wahlweise ist auch ein Bonrabatt möglich. Der Artikel benötigt die Einstellung “Rabattierfähig” im Artikelstamm. Ansonsten können Sie keine Rabatte vergeben. Hat der Artikel einen Mindest Verkaufspreis können Sie diesen durch den eingegeben Rabatt nicht unterschreiten. Kunden mit Kundenkarte haben den Rabatt auf der Karte. Personalrabatte sind beim User hinterlegt und werden automatisch berücksichtigt. Wählen Sie zuerst den Artikel, den Sie rabattieren möchten. Klicken Sie auf den Button „Rabatt“, ein weiteres Fenster wird geöffnet. Sie haben in dem Fenster die Möglichkeit einen Artikelrabatt in % oder Nachlass zu gewähren oder einen neuen Preis zu einzugeben. Der Rabatt wird im Bonfenster unter dem Artikel angezeigt. Hinweis: Sie können nur Rabatte für einen Artikel an der Kasse erstellen, wenn in den Stammdaten der Artikel „Rabattfähig“ gekennzeichnet wurde. Der Mitarbeiter muss auch die Berechtigung für Rabatt erhalten haben. Gewährte Rabatte werden im Tagesabschluss angezeigt

Der Bonrabatt
Beim Bonrabatt haben Sie alle Artikel gewählt, auf Total geklickt und sind im Zahlfenster. Dort haben Sie einzelne Tasten für verschiedene Rabattarten, z.B. 10% Rabatt oder Rabatt für Fördermitglieder. Hinweis: Die Bonrabatte sind im Büro unter „Finanzdatenrabatte“ vorher zu definieren.

Kundenrabatte
Wenn Sie Kundenrabatte ermöglichen möchten, dann muss in den Stammdaten „Kunde“ bei Rechnungsdaten der Rabattsatz hinterlegt sein. Hat der Kunde z.B. eine Kundenkarte mit Barcode und Sie scannen die Karte ein, dann wird automatisch für die rabattierfähigen Artikel der Rabatt gewährt.

Retoure (Artikel zurücknehmen)
Sie möchten einen Artikel zurücknehmen? Klicken Sie an der Kassenoberfläche auf den Button „Retoure“ und wählen Sie dann den Artikel, den Sie zurücknehmen möchten. Im Bonfenster erscheint der Artikel mit Minus. Schließen Sie den Vorgang mit „Total“ ab.

Erstellen eines Lieferscheins und eines Retourelieferscheins
Erstellen Sie Lieferscheine wie folgt: Wählen Sie einen Kunden und buchen Sie die Artikel, dann klicken Sie auf den den Button “Lieferschein”. Der Lieferschein wird als A4 Beleg gedruckt. Die Lieferscheine sind im Backoffice unter “Kundenabrechnung” gespeichert. Den Retoure Lieferschein erstellen Sie wie folgt: Klicken Sie auf den Button “Retoure”. Geben Sie ein L und die Lieferscheinnummer ein, z.B. L6 für Lieferschein. Die Positionen des Lieferscheins werden angezeigt. Mit den + und – Tasten, die jetzt erscheinen (vorher Retourebutton) wählen Sie die Artikel mit + die Sie retounieren möchten. Nachdem Sie die Artikel gewählt haben, klicken Sie auf den Button “Retoure Ende”. Der Beleg wird gedruckt.

Der Bonstorno
Hinweis: Sie haben die Möglichkeit einzelne Artikel mit dem Button „Retoure“ zu erstatten. Alternativ können Sie einen ganzen Bon stonieren. Es ist aber nicht gestattet, einen abgeschlossenen Bon zu öffen und einzelne Artikel zu löschen. Klicken Sie auf den Button „Bonstorno“ auf der Kassenöberfläche. Die Liste der Bons wird im Bonfenster angezeigt. Markieren Sie den gewünschten Bon und drücken Sie auf die Taste „Enter“. Danach kommen Sie in das Zahlfenster, schließen Sie den Vorgang mit Bon. Der Stornobon wird susgedruckt.

Bon parken / Bon holen
Sie können beliebig viele Bons an der Kasse parken, und diese wieder reaktivieren. Wenn Sie einen Bon parken möchten, dann wählen Sie nach der Auswahl der Artikel den Button „Bon parken“. Nach dem Parkvorgang sehen Sie auf dem Button „Bon holen“ einen roten Kreis mit einer Zahl. Die Zahl auf den Button ist die Anzahl der geparkten Bons. Wenn Sie den Bon wiederholen möchten, dann klicken Sie auf „Bon holen“. Der Bon wird im Bonfenster angezeigt, und schließen Sie den Vorgang ab.

Der Gutscheinverkauf

Die Pfandverwaltung

Treuepunkte sammeln

Die Zahlung
Wenn Sie alle Artikel gewählt haben, klicken Sie zum Schluss auf „Total“. Das Zahlfenster wird angezeigt. Sie haben im Kassenfenster auf “Total” geklickt und erhalten das Zahlfenster. Möglich sind Barzahlung, EC Karte, mit Gutschein, Prepaid, auf Kunde. Das Rückgeld der Kunden können Sie mithilfe der angezeigten Scheinen und Münzen in die Kasse eingeben. Sie können auch splitten, z.B. ein Teil auf Bar, ein Teil auf EC-Karte bezahlen

Zahlen mit verschieden Währungen
Für Kassen im Grenzgebiet steht eine Zahlmaske zur Verfügung mit verschiedenen Währungen. Sie können z.B. in sfr das Geld kassieren und Euro zurückgeben. Die Kurse werden im Backoffice hinterlegt. Hinweis: Wenn Sie die Kasse in der Schweiz einsetzten möchten, können Sie in mehreren Währungen gleichzeitig kassieren z.B. Euro und Schweizer Franken. Modul auf Anfrage.

Das Kassenbuch
Im Kassenbuch werden Kassiervorgänge getätigt, die keinen Verkaufsvorgang darstellen. Typische Vorgänge sind: Barentnahme sind z.B. Bar von Bank oder Bank von Tresor. Es können aber auch Kostenbuchungen sein, z.B. Büromaterial Einkauf, Aushilfen bezahlen. Sie hinterlegen unter “Finanzen” im Backoffice die Konten und Buchungsregeln. Merken Sie sich die Nummern der Regeln. Im Kassendesigner wählen Sie die Maske Kassenbuch. Erstellen Sie eine Touchtaste und tragen Sie bei “ID” die Nummer der Buchungsregel ein. Speichern Sie die Maske Kassenbuch. Wählen Sie an der Kasse die Maske Kassenbuch. Wählen Sie z.B. Bar an Bank und geben Sie den Betrag ein, den Sie aus der Kasse entnehmen möchten. Wenn Sie die Buchungsregel richtig angelegt haben, erfolgt die Buchung automatisch im Plus. Es wird 1 oder 2 Belege gedruckt, je nachdem was Sie eingegeben haben. Der Buchungsbeleg hat ein Unterschriftenfeld. Die Bareinlage wird automatisch in das Kassenbuch gebucht.

Der Tagesabschluss
Sie haben die Möglichkeit den Tagesabschluss mit und ohne Geldzählung durchzuführen. Wenn Sie den Tagesabschluss mit Geldzählung durchführen, dann muss dies in den Stammdaten aktiviert werden. Das Geldzählprotokoll wird mit dem Z-Bericht ausgedruckt. Bevor Sie den Z-Bericht ausdrucken sollten Sie unbedingt das Bargeld ausbuchen. Sie haben 2 Möglichkeiten das Bargeld auszubuchen: Sie klicken im Kassenlayout auf die Taste „Kassenbuch“. Dort ist ein Button „Bargeldentnahme“. Wählen Sie diesen Button. Geben Sie eine Summe und einen Buchungstext ein. Bestätigen Sie den Vorgang mit Enter. Ein Kassenbuchbelegt wird gedruckt. Der Vorgang wird Automatisch im Kassenbuch der Kasse übernommen. Sie Klicken auf den Button „Büro“, dann „Z-Bericht“ und klicken Sie auf den Button „Bargeld ausbuchen“. Geben Sie in das Fenster „Transfer an Bank“ oder „Transfer an Kassierer“ die Summe ein, die Sie der Kasse entnehmen wollen.
Klicken Sie danach auf „Buchen“. In der Anzeige ist die Entnahme im Feld „Buchung/Geldtransfer“ verzeichnet. Den aktuellen Barbestand sehen Sie im Feld „Kassenbestand Bar“. Wenn Sie alle Vorgänge geprüft haben und diese Ordnungsgemäß sind, dann drucken Sie den Z-Bericht. Nach dem Druck erscheint ein Fenster mit der Abfrage „Ist der Kassenabschluss vollständig gedruckt worden, Ja oder nein“. Wenn Sie diese Abfrage mit „ja“ bestätigen, wird der Z-Bericht festgeschrieben. Die Werte aus dem Z-Bericht werden automatisch in das Kassenbuch übernommen.

Tagesabschluss mit Geldzählung
Wahlweise können Sie die Zählmaske für den Tagesabschluss (Z-Bericht) einschalten. Die Mitarbeiter zählen alle Scheine und Münzen ein und kennen den Kassenbestand nicht. Nach der Zählung wird die Taste “Zählung fertig” gewählt, der Soll-Bestand wird angezeigt und die Kassendifferenz. Die Plus oder Minus Differenz mit “Kassendifferenz” buchen direkt in das Kassenbuch eingebucht. Nach der Zählung erhalten Sie die Ansicht mit allen kassierten Einnahmen und Auslagen. Sämtliche Zahlmittel sind aufgeführt. Vergleichen Sie z.B. denEC Bestand, buchen Sie dann mit “Bargeld Ausbuchen” das Bargeld. Der Z-Bericht wird mit Klick auf die Taste “Drucken” ausgedruckt. Erst wenn Sie den Druck bestätigen ist der Tagesabschluss durchgeführt und wird in das Kassenbuch ausgeführt.

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